O scrisoare de intenție corect formatată pentru mediul universitar necesită o structură, un design și un layout pe măsură. În aproape toate cazurile, scrisorile de intenție nu trebuie să depășească o pagină. Ele conțin șase elemente esențiale:
Antetul scrisorii de intenție este acea secțiune cu aspect atractiv din partea superioară, care include numele, ocupația, adresa poștală, numărul de telefon și e-mailul. Dacă ai un profil pe LinkedIn sau pe un alt site unde îți prezinți realizările din mediul universitar sau profesional, îl poți include tot aici. Antetul îți oferă ocazia perfectă de a-i conferi scrisorii un aspect elegant, bazat pe o folosire echilibrată a graficii și aranjării în pagină și poate chiar și a unei culori de accent. Scrisoarea trebuie să impresioneze încă de la prima vedere, înainte și ca cititorul să apuce să citească primul cuvânt. Trebuie să creezi o impresie pozitivă încă de dinainte să fie deschisă. Dacă ești în căutarea unor idei de antet, îți recomandăm să consulți exemplul nostru de scrisoare de intenție.
„Stimate domnule Ionescu”, „Stimată doamnă Popa” și „Stimate domnule doctor Brediceanu” sunt moduri acceptate de a-ți începe scrisoarea de intenție. „În atenția celor interesați” nu se numără printre ele. Încearcă mereu să-ți personalizezi scrisoarea de intenție și adresează-te persoanei care se ocupă de analiza candidaturilor pentru postul căutat. Dacă nu cunoști numele destinatarului, fă tot posibilul să-l afli. Dacă nu găsești informațiile online, poți să suni la angajator și să întrebi. Oamenilor le place să-și vadă propriul nume în mesaje și sunt mai multe șanse să ți se răspundă la o scrisoare adresată unei persoane anume și nu unui întreg departament.
Impresia pe care o lași se formează din primul paragraf, adică din introducerea scrisorii de intenție. Sigur vrei să pornești cu dreptul. Specifică ce post te-ar interesa și demonstrează convingător motivele pentru care excelezi în domeniul tău. Scrisorile de intenție încep adesea cu numărul anilor de experiență deținuți de candidat. Dacă urmărești o carieră în mediul universitar, o idee bună ar fi și să-ți menționezi diplomele și instituția de la care le-ai obținut. Trece-ți punctele forte la început și încearcă să compui o introducere căreia recrutorii să nu-i poată rezista. Mai jos vei găsi porțiunea introductivă din mostra de scrisoare de intenție pentru profesori universitari.
Cele două-trei paragrafe centrale din corpul scrisorii trebuie să formeze o expunere prin care convingi cititorul că ești candidatul potrivit. Intră în mai multe detalii privind experiența și acreditările tale profesionale. Îți recomandăm și să menționezi numele instituției vizate și motivul pentru care ai vrea să lucrezi acolo. Evită scrisorile de intenție generale, care ar putea fi trimise oricui, și adaptează-ți mesajul la angajatorul căutat. Iată cum arată secțiunea centrală a mostrei de scrisoare de intenție pentru profesori universitari:
Paragraful final poate servi drept rezumat al informațiilor din corpul scrisorii. Îi poți mulțumi recrutorului pentru atenția acordată, însă îți recomandăm și un îndemn la acțiune prin care să-i ceri destinatarului să-ți răspundă. Poți să-l informezi că te poate oricând contacta la numărul/e-mailul indicat, că aștepți cu interes un răspuns și că ți-ar face multă plăcere să discuți cu el la un interviu. Trebuie să-i induci cititorului ideea că ar trebui să acționeze după ce ți-a citit scrisoarea. Încheie cu o formulă finală precum „Cu stimă”, „Cu sinceritate” sau „Cu respect”, apoi adaugă un spațiu și tastează-ți numele ca în exemplul de scrisoare de intenție pentru profesori universitari de mai jos. (Nu trebuie să semnezi propriu-zis scrisorile în format electronic, deși ai putea adăuga o semnătură digitală dacă dorești.) Mai jos vei găsi încheierea din mostra de scrisoare de intenție pentru profesori universitari.
Redactăm scrisori de intenție pentru a crea o legătură personală cu responsabilul de angajări. Deși este o scrisoare profesională, trebuie să aibă și o latură oarecum personală. Ai putea opta să discuți motivele personale pentru care cauți un nou loc de muncă și ai putea pune în prim plan rațiunile vocaționale care te-au atras la acest domeniu. Imaginează-ți că tu ești recrutorul care primește scrisoarea. Ai vrea să-i întâlnești autorul? Scrisoarea trebuie să emane competență și încredere, fără a aluneca pe panta aroganței sau insolenței. Încearcă să proiectezi o imagine profesională și amabilă și nu uita că nimeni nu vrea să angajeze oameni dezagreabili.