De multe ori, argumentele tale și palmaresul tău profesional sunt mai ușor de prezentat într-o structură logică de scrisoare de intenție. Formatul scrisorilor de intenție pentru asistenții administrativi trebuie să conțină următoarele elemente:
Formatul scrisorilor de intenție pentru asistenți administrativi trebuie să permită o prezentare concisă a felului în care eficientizezi munca personalului de conducere. E ușor să spui că ești de mare ajutor, însă mai greu este să descrii detaliat cum te împarți eficient în mai multe direcții, cum înțelegi stilul de lucru al superiorilor și cum ești gata să înveți specificul unui nou domeniu de activitate. Mostra de scrisoare de intenție de la capătul acestui paragraf exemplifică bine această abordare. Ghidul exhaustiv pentru scrisorile de intenție oferă sfaturi mai generice despre cum să redactezi scrisorile de intenție, însă mai jos îți vom oferi ponturi specifice despre cum poți obține un impact maxim cu fiecare paragraf și secțiune din scrisoare.
În trecut, antetul avea un rol important în transmiterea scrisorilor de intenție prin poșta clasică. În prezent, majoritatea candidaturilor sunt trimise online, așa că antetul este în primul rând acea secțiune care arată că documentul îți aparține. În multe companii de anvergură, scrisoarea de intenție va fi plimbată pur și simplu de la un birou la altul. Antetul trebuie să conțină informații esențiale, precum numele, numărul tău de telefon și alte date de contact la care recrutorul să te găsească rapid și simplu.
Ce scop are antetul, prin urmare? Aici sunt trecute date de contact importante, fără alte înfrumusețări. El atrage atenția la scrisoarea propriu-zisă și o fixează în memoria recrutorului.
Scrisoarea propriu-zisă începe cu o sintagmă scurtă, însă aceasta demonstrează clar că înțelegi profesionalismul viitorului tău angajator. De regulă, dacă nu știi în ce registru să te adresezi, mai bine mergi la sigur cu o formulă mai oficială, în care incluzi și numele de familie al recrutorului, dacă îl știi. Există câteva situații mai rare în care o formulă mai lejeră poate arăta că înțelegi atmosfera de la locul de muncă și că te-ai integra bine. În aceste cazuri, un simplu „Bună, XYZ” poate fi potrivit mai ales când scrisoarea de intenție este trimisă în corpul unui e-mail.
Ce scop are formula de salut a scrisorii de intenție? Îți începi scrisoarea pe un ton respectuos și arăți că înțelegi atmosfera profesionistă de la companie.
Principalele atuuri ale asistenților administrativi sunt comunicarea excelentă și serviciile eficiente. Dacă te-ai prezentat într-un mod prietenos și atrăgător încă de la început, deja ai bifat aceste două calități. Nu există strategii universal valabile, însă o afirmație de efect sau o relatare la obiect despre o soluție găsită de tine poate fi tema care dictează modul în care cititorul va percepe restul scrisorii. În plus, te vei distanța puternic de plutonul de candidați care își „exprimă dorința de a aplica la postul de XYZ” în cel mai insipid mod posibil. Ce scop are introducerea, prin urmare? Surprinde atenția cititorului cu o frază percutantă și interesantă care se leagă de restul scrisorii.
Această frază arată pe scurt că „multitaskingul” nu este doar o calitate, ci și o pasiune de-a ta. Este o avanpremieră a restului scrisorii și prezintă personalitatea scriitorului.
Corpul scrisorii este „miezul” ei. Aici ai ocazia de a pune pe tapet realizările, motivațiile și abilitățile relevante. Te vei axa pe ilustrarea propriilor reușite prin scurte exemple care explică o anumită situație, măsurile luate de tine și rezultatele pozitive obținute. Ai șansa de a detalia zone din CV care nu-ți surprind complet spiritul întreprinzător sau abilitățile. Nu uita să menții ritmul și să incluzi doar câte informații trebuie pentru ca recrutorul să fie interesat și de discuții ulterioare, din care să afle mai multe. Partea mediană din mostra de scrisoare de intenție folosește date specifice pentru a susține o afirmație. Ce scop are corpul scrisorii de intenție? Detalierea celor mai interesante experiențe, discutarea strategiilor prin care ai soluționat probleme și perspective asupra atuurilor și stilului tău de lucru.
Vei pune punct scrisorii pe un ton pozitiv și vei oferi un răspuns clar principalei întrebări a destinatarului: „Cum contribuie această persoană la compania mea?”. Îndemnul la acțiune este un important aspect al încheierii. Prin această afirmație, îl inviți pe recrutor să ia legătura cu tine – de fapt, ai putea să treci aici și niște date de contact dacă vrei. Vrei să lași impresia de persoană optimistă și încrezătoare, însă nu agasantă. Apoi, încheie scrisoarea printr-o formulă profesionistă. „Cu stimă” și „Cu respect” sunt potrivite în cele mai diverse medii.