Modul de redactare a unei scrisori de intenție - ghid specializat [2023]

Când persoanele aflate în căutarea unui loc de muncă ajung la pasul în care trebuie să-și redacteze scrisoarea de intenție, multe dau înapoi. Scrisoarea de intenție diferă în multe privințe de CV. Trebuie să-i conferi o doză de personalitate și să dai tonul conversațiilor viitoare. 

În acest ghid, îți vom arăta trucuri și strategii privind redactarea unei scrisori de intenție reușite. Cu un astfel de atu, toți responsabilii de angajări și recrutorii se vor grăbi să fie primii care te invită la interviu. Indiferent dacă scrii scrisoarea de intenție pentru o funcție specializată sau un rol executiv, vom studia fiecare aspect:

• Analiza formatului unei scrisori de intenție
• De ce este importantă scrisoarea de intenție?
• Cum se începe o scrisoare de intenție
• Redactarea textului scrisorii de intenție
• Cum se încheie o scrisoare de intenție
• Cum se scrie o scrisoare de intenție și se evită greșelile

Întrebarea „De ce?” trebuie să aibă un răspuns clar în scrisoarea de intenție.

Pentru mulți angajatori, scrisorile de intenție vor conține acele note de individualitate și pasiune care nu își găsesc locul în limitele mai riguroase ale unui CV. Când ai de umplut o pagină goală, poți spune ce vrei. În limite rezonabile, evident. Scrisorile de intenție reușite condensează răspunsul la „De ce?”. Prin ele, te poți adresa direct responsabilului de angajări într-un stil mai cursiv. Nu ar trebui să ai prea multe dificultăți în a explica motivațiile tale pentru un post de asistent la un centru de testare pentru COVID-19, de exemplu. Am fost cu toții afectați de pandemie.

Analiza formatului unei scrisori de intenție

Deși scrisorile de intenție au o structură fundamental similară, formatul acestora poate avea variații nenumărate. Împreună, vom studia mai amănunțit formatul scrisorilor de intenție în restul acestui articol. Pentru început, iată un exemplu de scrisoare de intenție de pe CVapp.ro care a fost segmentat în componente separate:

• Antetul
• Formula de salut
• Introducerea
• Conținutul (corpul) scrisorii de intenție
• Încheierea

De ce este importantă scrisoarea de intenție?

O scrisoare de intenție compensează și acoperă lacunele dintr-un CV, adăugând context și stabilind o punte emoțională către responsabilul de angajări. Nu în ultimul rând, ea îl ajută pe candidat să se distingă de restul „plutonului”.

Scrisorile de intenție sunt la fel de importante precum CV-urile. Da, chiar așa e.

Un sondaj realizat de Jobvite în 2015 a arătat că doar 10% dintre scrisorile de intenție sunt citite. Când te gândești că scrisoarea de intenție este citită numai dacă CV-ul și-a atins ținta, oare îi ajută această statistică pe candidații promițători? 

Știi câți candidați încearcă și ei marea cu degetul? Foarte mulți. Acum, gândește-te la cele 10% dintre scrisorile de intenție care sunt cu adevărat citite. Parcă se schimbă perspectiva.

Singura situație când nu ar trebui să trimiți o scrisoare de intenție este cea în care anunțul îți indică clar acest lucru. Dacă această indicație nu este prezentă, începe să te gândești cum să-ți scrii scrisoarea de intenție. 

Cum se începe o scrisoare de intenție

O scrisoare de intenție pornește de la trei ingrediente principale. Antetul, formula de salut a scrisorii de intenție și introducerea scrisorii de intenție. Fiecare are propriul său scop și propria funcție, pe baza cărora vom analiza și modul de redactare a unei scrisori de intenție mai jos.

Dacă te uiți în gol și te întrebi cum se începe scrisoarea de intenție, noi îți venim în ajutor. Sigur te vor frământa niște întrebări atunci când începi:

• Ce date să trec în secțiunea cu antetul scrisorii de intenție?
• Cum scriu formula de salut a scrisorii de intenție?
• Ce ar trebui să includ în introducere?
• Ce ton trebuie să adopte scrisoarea de intenție?
• De unde știu că informațiile sunt relevante pentru fișa postului?

Nu neglija antetul scrisorii de intenție

Dacă angajatorul se gândește să te invite la un interviu, procesul trebuie să fie cât mai simplu posibil. Sistemele de gestionare-sortare a candidaților îți vor căuta datele de contact (numele complet, numărul de telefon, e-mailul și chiar și profilul de LinkedIn, dacă e cazul) în secțiunea cu antetul scrisorii de intenție (sau în apropiere, în funcție de design). În plus, chiar și spațiul liber creat de antet va face cititorul să ia o mică pauză înainte să admire geniul tău creativ.

Cum se scrie formula de salut a scrisorii de intenție

Nu mai știu de câte ori am mai scris asta în ghidurile noastre privind scrisorile de intenție, dar, dacă vrei să eviți distragerea atenției, trebuie să pui bazele corect. Dacă găsești formula corectă de salut, urmată de numele de familie (sau denumirea echipei), deja ai început cu dreptul.

Majoritatea scrisorilor trebuie să înceapă cu „Stimate domnule Popescu”, „Stimată echipă de recrutări”, „Stimată echipă a companiei ABC”, într-o formă sau alta.    

Modul de redactare a introducerii scrisorii de intenție

După formula de salut, primul paragraf este cel în care treci la acțiune. Chiar va reuși introducerea scrisorii de intenție să-ți asigure un loc în cursa pentru acest job? Captează atenția, fii succint și convinge-ți cititorul să continue. 

Surprinde-l cu o realizare incredibilă, scrie o cifră de impact maxim sau numește un angajator ori un premiu impresionant din palmaresul tău. Și, nu uita: toate aceste date trebuie să fie relevante pentru jobul la care speri. Trebuie să-ți faci cititorul să vrea mai multe informații. Deși cariera ta nu se poate rezuma într-o simplă frază introductivă, trebuie să creezi acel elan prin care îl vei convinge să te cheme la interviu.  

Paragraful introductiv al unei scrisori de intenție trebuie să-ți facă viitorul angajator să vrea să afle mai multe. Indiferent dacă ai avut o contribuție incredibilă la un proiect, dacă dezvălui o poveste personală sau pur și simplu îți etalezi anii de experiență, primele rânduri introductive trebuie să-ți dea cititorii pe spate.

1. Care a fost impactul tău asupra lumii și sub ce formă a fost recunoscut?

„După ce am contribuit la proiectarea și fabricarea a peste 35 de aparate utilizate de milioane de pacienți în ultimii zece ani, revista Lumea Medicală m-a inclus în topul celor cinci ingineri din domeniul aparaturii medicale”.

2. Adaugă niște nuanțe personale prin care să explici prin ce te diferențiezi

După ce am avut o formă ușoară de dislexie nediagnosticată în copilărie, știu cum este să suferi în tăcere. Fiecare copil are propriile probleme mici sau mari, iar rolul meu ca învățătoare este să le facilitez progresele pe baza abilităților și empatiei mele.

Scrisoare de intenție cu 300 de cuvinte
Redactarea unui mesaj inițial către responsabilul de angajări (cu exemple)
Mesajul trimis unui responsabil de angajări la începutul procesului de recrutare poate avea doar două rezultate. Iată ce trebuie să faci pentru a avea siguranța că vei ajunge la interviu.

Corpul scrisorii de intenție

După ce ai creat o introducere de efect, corpul scrisorii de intenție îți dă libertatea de a pune în prim plan aspecte ale carierei pe care le consideri relevante pentru rolul respectiv (paragrafele centrale ale scrisorii de intenție).

Paragrafele centrale ale scrisorii de intenție trebuie să fie ancorate în cerințele din fișa postului. Arată ce aport ai avea dacă angajatorul te-ar selecta pe tine. Susține-ți afirmațiile cu exemple și inspiră încredere. 

Aceste paragrafe vor fi considerate nucleul candidaturii tale. Alege-ți cu atenție exemplele și cuvintele. De exemplu, pentru postul de asistent de laborator clinic, vei da exemple în care ți-ai demonstrat rigurozitatea, atenția la detalii și felul în care pui siguranța pe primul loc.

Aici, o listă cu buline ar putea avea un impact puternic și ai putea include mai multe realizări într-o scurtă secțiune din pagină. Nu uita să folosești fonturi mai îndrăznețe în anumite secțiuni din antet, pentru a atrage privirile. O pagină umplută cu text simplu este mult mai greu de citit și procesat.

1. Descrie motivația care te-a îndrumat spre acest rol.

Pasiunea mea rămâne ajutarea adulților cu afecțiuni psihice în trecerea lor de la spitalizarea de durată la reintegrarea în comunitate. Mama mea a suferit de o formă ușoară de schizofrenie toată viața, așa că acest rol îmi este cunoscut și apropiat.  

2. Pune bazele unei discuții viitoare la un potențial interviu.

Ceea ce mă deosebește de alți candidați este flerul meu în identificarea combinațiilor de arome (poate datorită celor 18 luni petrecute în Orientul Îndepărtat), precum și spiritul meu inovator. Mi-ar face multă plăcere să vă spun cum prepar costițele Galbi jjim în stil coreeano-mexican.

3. Scrie din perspectiva necesităților efective ale angajatorului.

Stagiarii dvs. trebuie să analizeze articolele din presă, să se ocupe de campaniile clienților pe rețelele de socializare și să scrie comunicate de presă atractive. Dvs. doriți ca aceștia să aibă o minte analitică, o abordare competentă prin care să crească impactul pe rețelele de socializare și un mod de a se exprima care să fascineze.

Modul de includere a realizărilor într-o scrisoare de intenție

O scrisoare de intenție nu trebuie să fie o simplă listă cu responsabilități sau sarcini anterioare. Ea trebuie să-ți prezinte realizările și modul în care s-au concretizat. Pentru multe persoane aflate în căutarea unui loc de muncă, integrarea realizărilor într-o scrisoare de intenție este o adevărată dilemă. Însă, cu niște sfaturi corecte și câteva cuvinte percutante, sigur vei face furori.

• Cum poți dovedi că vei bifa indicatorii de performanță din viitorul rol?
• Ce porțiuni din experiență ai vrea să detaliezi la interviu?
• Ce sarcini ți-ai asumat și cum au fost rezultatele în avantajul companiei?
• Despre ce alte realizări ai putea vorbi?
• Cum poți scrie o scrisoare de intenție cu verbe de acțiune expresive?
• Nu ai uitat de cronologia și de contextul realizărilor?

Secțiunea cu realizări din scrisoarea de intenție constă din 3 porțiuni:

• Un verb de acțiune care îți demonstrează abilitățile
• O sarcină specifică finalizată
• Un rezultat cuantificabil pentru companie

Dă dovadă de discernământ. Alege doar cele mai relevante realizări. Sigur le vei discuta mai pe larg la un interviu.

Alege cele mai bune verbe de acțiune pentru scrisoarea de intenție

Cele mai bune realizări încep mereu cu un verb de acțiune unic. Am selectat peste 300 dintre verbele cu cel mai mare impact în 15 categorii diferite, așa că poți alege cele mai sugestive verbe în scrisoarea ta de intenție.

• Folosește un vocabular expresiv pentru a-ți contura realizările
• Evită clișeele sau exprimările pasive pentru a-ți diferenția scrisoarea de intenție
• Folosește verbe similare celor din anunț, însă „mai bune”

Folosește la maximum listele cu buline în scrisoarea de intenție

O simplă bulină (numită și „marcator”) este un artificiu indispensabil în orice text de vânzări convingător. Dacă vrei să-ți prezinți realizările unui angajator potențial (când spațiul este limitat), nu există moduri mai bune de a exprima aspectele cuantificabile ale candidaturii când te gândești cum să-ți redactezi scrisoarea de intenție.

Când responsabilul de angajări vede listele cu buline, se așteaptă să vadă cifre și procentaje impresionante. Cel mai probabil, aceasta va fi porțiunea din scrisoare care îi va și rămâne în minte cel mai mult timp. Iată câteva exemple:

• Disponibilitatea la raft a fost în medie de 99.2%, iar pierderile de inventar au fost menținute sub 0,5% (ținta fiind de 1%)
• Crearea în cloud a unui sistem premiat de facturare și urmărire a activității pentru peste 800 de angajați temporari
• M-am ocupat de testare și debugging pentru peste 22.000 de linii de cod în C++ din jocurile existente
• Creștere anuală de 120% în vânzări, stimulată de o extindere cu 50% a bazei de clienți și o valoare medie a tranzacțiilor cu 30% mai mare.

După ce îți citește lista, angajatorul ar trebui să încuviințeze în sinea lui și să înceapă să-și imagineze ce ai putea realiza la compania sa. Dacă lista nu provoacă niciun fel de reacție, atunci nu are ce căuta acolo.

Cum se încheie o scrisoare de intenție

Scrisoarea de intenție se încheie printr-un îndemn la acțiune. În loc să închei pe o notă insipidă și discordantă, este esențial să acorzi la fel de multă energie finalului scrisorii de intenție cât ai acordat și introducerii și textului principal.

• Există o gamă largă de sentimente pe care ai putea să le transmiți la final.
• Important este să termini într-o notă corectă, pe un ton potrivit.
• Ce vrei să simtă responsabilul de angajări după ce termină de citit scrisoarea de intenție?
• Nu e nicio rușine să recunoști că aștepți cu interes interviul.
• Ce ai putea folosi în loc de „Cu stimă” sau „Cu sinceritate”?

1. Asigură-te de compatibilitatea dintre caracteristicile tale și rolul pe care ți-l vei asuma

Am spirit de echipă, planific totul meticulos și sunt obsedat de detalii. Nu suport gândul că aș putea greși.

2. Proiectează o imagine în care tu apari în echipa angajatorului

Când creez un plan de kinetoterapie alături de un sportiv, mă asigur că este perfect adaptat necesităților sale. Nu aș reuși acest lucru fără o abordare foarte personală și empatică. De aceea, simt mereu că fac parte din echipă. E ca și cum m-aș întoarce la cariera de fotbalist.

Partea din mijlocul scrisorii de intenție a pus pe tapet argumentele convingătoare, iar lista cu buline a conturat niște date concrete și incontestabile. Încheierea oferă o ultimă ocazie de a descrie niște caracteristici mai personale.