Nu e nimic mai neplăcut decât să știi că nu mai ai timp și că trebuie să termini pe fugă un proiect, o conversație sau o sarcină importantă. Trebuie să-ți organizezi bine volumul de muncă, deoarece știi că mereu ți se vor ridica la fileu noi sarcini. Dacă încep să se adune, totul se duce de râpă.
Apoi, cât stai și te întrebi cum de rezultatele au fost așa slabe, îți dorești să fi avut niște abilități mai eficiente de gestionare a timpului. Gestionarea timpului (time management) te afectează direct, atât ca persoană, cât și ca angajat.
În acest articol, vom vedea tipurile principale de abilități de gestionare a timpului, modul în care să le îmbunătățești și cum să le treci în CV. Iată ce vom discuta:
- Ce sunt abilitățile de gestionare a timpului?
- De ce contează abilitățile de gestionare a timpului?
- 7 tehnici comportamentale de gestionare a timpului și modul în care să ți le perfecționezi.
- 7 abilități organizaționale de gestionare a timpului și exemple pentru CV
Timpul poate fi aliatul tău dacă îl organizezi cu atenție.
Cum am putea exemplifica gestionarea timpului?
Timpul este finit. La un moment dat, se termină. Când căutăm un angajator care vrea să obțină rezultate (indiferent cum ar arăta ele), modul în care ne gestionăm timpul contează. Iată un exemplu de gestionare a timpului: crearea unei liste cu ce ai de făcut dimineața, pe o bucățică de hârtie. Sună cam demodat, însă nu există un mod mai bun de a ne începe dimineața decât prin ierarhizarea priorităților. Apoi, tăiem fiecare element din listă după ce ne-am ocupat de el.
Ce sunt abilitățile de gestionare a timpului?
Abilitățile de gestionare a timpului sunt tehnici și atitudini comportamentale și organizaționale prin care îți gestionezi volumul de muncă și îți optimizezi productivitatea. Gestionarea timpului îi afectează direct pe colegi, fiind veriga lipsă din acele echipe cu performanțe slabe. În plus, este considerată și o importantă abilitate non-tehnică.
Dacă îți gestionezi atent și consecvent cea mai prețioasă resursă din viață (timpul), nu vei reuși doar să faci mai multe, ci vei avea și ocazia de a face mai puțin, însă mai bine. Cum mediile profesionale moderne sunt subminate de probleme mintale și de epuizarea angajaților, această a doua opțiune nu trebuie neglijată. În plus, dacă ești mai productiv, ai și mai mult timp să te relaxezi. Este un aspect de o importanță deosebită, deoarece mulți avem căderi de productivitate, mai ales dacă lucrăm de acasă.
Când sarcinile încep să se adune, vei reuși să ai zile mult mai productive dacă știi ce abilități de gestionare a timpului trebuie să aplici. Îți vei reduce stresul și vei reuși și să dai măsura adevăratei tale performanțe.
Oare ce tipuri de abilități de gestionare a timpului ți-ar fi de ajutor?
14 abilități de gestionare a timpului pe scurt:
7 abilități de gestionare a timpului comportamentale:
- Armonizarea accentului pe prezent cu obiectivele din viitor
- Exprimarea unui refuz de mai multe ori decât ți-ar conveni
- Concentrare la nivelul unui maestru zen
- Asumarea responsabilității față de tine (și numai față de tine)
- Gestionarea stresului într-un mod care dă rezultate pentru tine
- Conștientizarea suficientă a propriilor limite pentru a ști când trebuie să te schimbi
- Flexibilitatea îți arată că există metode mai bune
7 abilități de gestionare a timpului organizaționale:
- Adaptarea priorităților în așa fel încât să te avantajeze și pe tine, și pe cei din jur
- Delegarea sarcinilor care îi vor dezvolta pe alții
- Planificarea și măsurarea realistă a timpului
- Optimizarea fluxurilor de muncă din echipa ta
- Comunicarea la momentul potrivit și în modul potrivit
- Combinarea sarcinilor similare în grupuri mici pentru planificare
- Evitarea multitaskingului când este posibil
De ce contează abilitățile de gestionare a timpului?
„De ce ar avea vreo importanță gestionarea timpului? Sigur că unele probleme se vor rezolva, iar altele vor dispărea în eter dacă nu am timp. Doar șeful nu crede că mă pot ocupa de toate pe care mi le-a pus în cârcă.”
Poate nu reușești să le rezolvi pe toate, dar ai totuși posibilitatea de a rezolva cât mai multe. Timpul este una dintre resursele care pot fi consumate mai eficient odată ce acumulăm experiență, iar magia tehnologiei ne vine în ajutor aici. Iată câteva motive esențiale pentru care gestionarea timpului contează atât de mult:
- Creșterea productivității: printr-o bună gestionare a timpului, îți ierarhizezi sarcinile și îți repartizezi timpul eficient, iar productivitatea crește. Dacă te axezi pe cele mai importante sarcini și le duci la bun sfârșit, vei face mai multe în mai puțin timp.
- Reducerea stresului: o proastă gestionare a timpului crește adesea și stresul când termenele-limită îți suflă în ceafă și problemele se tot adună. Dacă îți gestionezi bine timpul, vei evita „sprinturile” de final și vei avea un volum de lucru echilibrat, eliminând din stres.
- Decizii mai bune: abilitățile de gestionare a timpului te ajută să iei decizii mai bune, deoarece poți evalua timpul de care ai nevoie pentru diverse activități, le poți ierarhiza corect și îți poți distribui resursele eficient.
- Un echilibru mai bun între viața profesională și cea personală: printr-o eficientă gestionare a timpului, vei aloca timp și pentru activitățile profesionale, și pentru cele personale, iar echilibrul din viața profesională și cea personală va fi mai bun. Dacă fixezi limite și dai prioritate timpului personal, vei avea o viață mai satisfăcătoare în afara serviciului.
- Rezultate de calitate mai bună: dacă îți gestionezi eficient timpul, vei consacra o mai bună parte din el activităților care cer concentrare și atenție, iar rezultatul final va fi și mai satisfăcător.
- Mai multă satisfacție profesională: gestionarea eficientă a timpului poate crește și satisfacția profesională, deoarece simți că ai control asupra volumului de muncă și îți poți atinge obiectivele.
Gestionarea timpului este ca un Tetris mintal, în care aranjăm corect fiecare fragment, ne trăim ziua cum trebuie și dormim mai bine noaptea. Ansamblul de abilități pe care le acoperă se regăsește în numeroase profesii, inclusiv manageri de proiect IT și bucătari!
Care sunt cele mai importante componente în gestionarea timpului?
Simplu spus, trebuie să identifici ce ai de făcut, să înțelegi cât durează fiecare activitate, să-ți prioritizezi efortul și să vii cu un plan de acțiune. Apoi, te ții de plan și ceri și aportul altora dacă este nevoie. Sună simplu, dar nu e deloc așa.
7 tehnici comportamentale de gestionare a timpului și modul în care să le utilizezi
Micile decizii și practici pot conta mult când vine vorba de gestionarea eficientă a timpului. Deși s-ar putea ca aceste noi comportamente și obiceiuri să necesite săptămâni de efort mintal, ele îți vor fi utile în tot restul carierei.
Să vedem atunci care sunt abilitățile de gestionare a timpului din perspectivă comportamentală.
1. Armonizarea accentului pe prezent cu obiectivele din viitor
Dacă știi exact în ce direcție vrei să meargă viața ta, nu îți va fi greu să-ți direcționezi și abilitățile de gestionare a timpului în așa fel încât să te ajute pe parcurs.
Concentrarea pe o activitate anume consumă multă energie mintală, însă este mult mai simplu să aloci resurse mintale când vezi imaginea de ansamblu. Dacă anumite activități nu contribuie la acest viitor atrăgător, poate că nici nu merită atâta atenție (dacă doar puține corespund, ai putea schimba locul de muncă). Apoi, îți poți justifica activitățile în fața celor care se întreabă de ce le ignori pe unele: respectă-ți prioritățile și ceilalți vor ști că ești acea persoană care pune viitorul pe primul loc.
2. Exprimarea unui refuz de mai multe ori decât ți-ar conveni
Dacă îi refuzi pe alții de suficiente ori, se vor contura și anumite granițe în viața ta. Atât timp cât aceste granițe nu te împiedică să te achiți de sarcinile tale și nu-i împiedică nici pe alții să se ocupe de ale lor, vei avea spațiu de manevră. Dacă accepți toate proiectele cu care te încarcă alții, vei fi tot mai solicitat din toate părțile.
Nu e ușor să te impui în astfel de situații, însă, trebuie să ai grijă de tine, iar strictețea cu care îți gestionezi timpul îți va permite să le fii altora alături la nevoie. Protejează-ți propriul timp și menține controlul asupra zilei tale ideale. Alții îți vor respecta timpul când li-l dedici lor și nu îți vor mai cere tot felul de nimicuri de care s-ar putea ocupa și ei.
3. Concentrare la nivelul unui maestru zen
Sursele de distragere a atenției te afectează în două moduri: întâi, nu vei mai fi atent la problema respectivă, apoi vei avea nevoie de ceva timp ca să te concentrezi iar pe ce făceai (și îți vei pierde probabil și ritmul de lucru între timp).
Nu lăsa pe mâine ce poți face azi, pune telefonul undeva departe și spune-le colegilor că nu ești disponibil câtva timp. Ne pierdem adesea concentrarea când suntem plictisiți sau frustrați – fii atent la problema curentă, dar totuși nu lucra prea mult la ea sau vei ceda altor atracții. Acestea sunt dușmanul gestionării eficiente a timpului: nu le lăsa să te copleșească.
4. Asumarea responsabilității față de tine (și numai față de tine)
La baza gestionării stă punerea propriilor nevoi pe primul loc. Imediat ce te gândești la alții, totul se complică deoarece nu le înțelegi prioritățile așa cum le înțelegi pe ale tale.
„Eu sunt propriul meu stăpân” este o propoziție incredibil de motivantă. Fixează-ți propriile obiective, oferă-ți constant recompense și urmărește-ți progresele. În majoritatea echipelor, succesul unuia înseamnă succesul tuturor. Responsabilitatea față de echipă este și ea evident importantă, dar tot tu ești pe primul loc.
5. Gestionarea stresului într-un mod care dă rezultate pentru tine
Când citești sfaturi pentru sănătatea mintală, trebuie să le interpretezi din punct de vedere personal. Sfaturile despre eliberarea de stres pot fi utile unora, însă inutile pentru alții. Stresul îți va sabota modul în care îți gestionezi timpul, însă, dacă nu scapi de griji, s-ar putea să fie și mai rău.
Ieși puțin la aer, fă mai multă mișcare, discută cu un prieten, practică un hobby și ascultă muzică – iată câteva moduri simple prin care să te mai detensionezi. Nu lăsa niciodată tensiunea să se acumuleze, oricât de ocupată ai avea agenda.
6. Conștientizarea propriilor limite pentru a ști când trebuie să te schimbi
Se înțelege de la sine că trebuie să te organizezi și să respecți rutina de gestionare a timpului, însă situația se mai și schimbă, iar tu trebuie să-ți dai seama când nimic nu pare să meargă cum trebuie. Dacă începi să ai probleme, întreabă-te de ce.
Ce te împiedică să-ți gestionezi timpul, până la urmă? Este o problemă interioară sau vorbim și de factori externi? Felul în care este organizat propriul tău timp depinde de mulți factori, așa că trebuie să te gândești la ce s-a schimbat.
7. Flexibilitatea îți arată că există metode mai bune
Deși o bună parte din gestionarea timpului depinde de rutina creată și aplicarea ei, un succes de durată depinde de flexibilitatea cu care adaptezi câteva aspecte ale rutinei care nu mai contează.
Poate ai trecut la altă echipă care rezolvă totul prin ședințe și încearcă să evite deciziile unu-la-unu. În cazul ăsta, contează felul în care te-ai pregătit pentru ședință. S-ar putea ca noul șef să prefere o ședință de planificare lunară, nu una săptămânală. Va trebui să te adaptezi la programul lui.
De ce reușita în viață depinde de cum îți gestionezi timpul
Aceste sfaturi privind gestionarea timpului nu au doar relevanță profesională. Ți se oferă doar puțin timp pe planeta aceasta, iar nimeni nu știe cât timp are, așa că trebuie să profiți. Timpul este prețios, cheltuiește-l cu atenție.
7 abilități organizaționale de gestionare a timpului și exemple pentru CV
Abilitățile de gestionare a timpului prezentate mai sus sunt mai degrabă comportamentale și, de aceea, greu cuantificabile. Există însă și abilități de gestionare a timpului de natură organizațională, care pot fi măsurate mai ușor.
Pot și mai ușor de descris în CV și îți arată astfel cât de bine te pricepi să-ți gestionezi timpul. Care sunt abilitățile de gestionare a timpului din perspectivă organizațională?
1. Adaptarea priorităților în așa fel încât să te avantajeze și pe tine, și pe cei din jur
Oamenii de succes își folosesc energia și forța mintală doar la cele mai importante activități. Vezi cum îți petreci timpul și ce activități contribuie la obiectivele tale. Apoi, subțiază lista și elimină-le pe cele care nu contează. Concentrează-te și fă doar ce contează.
„Management de proiect pentru o echipă de nouă persoane, urmând un traseu cu peste 150 de acțiuni esențiale. Modificările de buget și un grad de rotație a personalului de 33% au determinat o evaluare atentă a priorităților.”
2. Delegarea sarcinilor care îi vor dezvolta pe alții
E ușor să arunci cu sarcini către toți cei din jur, însă s-ar putea să ai un public mai receptiv dacă te gândești nu cine poate face ceva anume, ci cine ar beneficia de pe urma acelei sarcini. Toți vor să se dezvolte și, dacă li se oferă sarcini care îi ajută în parcursul lor profesional, atunci vei realiza multe.
„Preluarea unei noi echipe de la un coleg care a plecat din companie, ceea ce a creat posibilitatea distribuirii responsabilităților echipei curente și extinderea în noi direcții.”
3. Planificarea și măsurarea realistă a timpului
Planificarea gestionării timpului și măsurarea eficienței la serviciu vor dicta și eficiența ta profesională. Bineînțeles, contează și să ai o atitudine corectă, însă, cu dacă planul este prost, nu repari nimic cu atitudinea. Dacă durează prea mult, redu calitatea sau delegă.
„Elaborarea unei matrice de planificare pentru echipa tehnică, determinând cu 24% mai puțină inactivitate și proiecte finalizate cu o medie de 15% sub buget.”
4. Optimizarea fluxurilor de muncă din echipa ta
Nu este simplu să monitorizezi colaborarea din echipă și să te asiguri că fiecare stil de lucru individual se împacă cu altele. Dacă în echipă s-au amestecat mai multe abordări de gestionare a timpului, s-ar putea să dureze până elimini diferențele, însă va merita. Echipele care urmează o direcție în același ritm este o echipă care oferă rezultate. Este un aspect deosebit de important pentru managerii de proiect.
„Crearea unui grup de coordonare managerială prin care ne-am asigurat că avem interese aliniate într-o perioadă intensă, cu o fuziune și o achiziție ulterioară.”
5. Comunicarea la momentul potrivit și în modul potrivit
Cu abilități solide de comunicare scrisă și orală, le vei explica altora cronologia proiectului și ce așteptări ai de la ei. Dacă ai nevoie de ajutorul lor, vor ști poziția ta. La fel, dacă cineva stă în calea unui proiect, vei rezolva problema dacă îi expui doleanțele tale politicos, la momentul potrivit.
„Coordonarea de la distanță a unei echipe de cincisprezece oameni din opt țări, prin organizarea de ședințe zilnice timp de o lună până la rezolvarea reclamațiilor clienților.”
6. Combinarea sarcinilor similare în grupuri mici pentru planificare
Dacă îți grupezi activitățile similare, te vei concentra pe ce contează și nu vei mai pierde vremea cu altele. Dacă ai de terminat evaluările de performanță pe o lună întreagă, rezervă-ți o dimineață sau o zi pentru ele. Nimic nu e mai rău decât să pierzi zece-cincisprezece minute între activități, fiindcă îți ia mult să te apuci de ceva nou.
„Am dedicat patru zile negocierii cu toți cei șaisprezece furnizori și am obținut economii totale de 17% și o bază de furnizori redusă la doisprezece.”
7. Evitarea multitaskingului când este posibil
Probabil te simți foarte capabil când faci mai multe odată, însă oare obții și rezultate optime? Dacă trebuie să iei ceva de la capăt doar fiindcă nu i-ai dat atenția ta maximă, vei pierde mai mult timp la final. Așteaptă să termini o sarcină înainte să începi alta și vei fi impresionat de realizările tale.
„Implementarea unei proceduri de raportare în care echipa trebuia să mă anunțe când s-a finalizat fiecare proiect și să nu înceapă următoarea activitate până nu se aproba cea de dinainte.”
Aspectele principale
Abilitățile de gestionare a timpului sunt esențiale pentru stimularea productivității, reducerea stresului și optimizarea abilităților decizionale. Prin prioritizarea eficientă a sarcinilor, fixarea unor obiective realiste și concentrare maximă, poți demonstra că ești un specialist de încredere, eficient și orientat spre rezultate.
Avansarea în carieră este condiționată de dobândirea unor bune abilități de gestionare a timpului, deoarece angajatorii țin la cei care pot jongla cu mai multe responsabilități și oferi rezultate de înaltă calitate fără a depăși termenele. Pe o piață a muncii competitivă, te poți distinge de alți candidați prin cizelarea abilităților de gestionare a timpului și îți poți asigura dezvoltarea, succesul și un parcurs profesional mai satisfăcător.
- Dacă analizezi felul în care îți petreci timpul, angajatorul nu va avea decât de câștigat.
- Dacă îți prezinți corect abilitățile de gestionare a timpului în CV, îți vei impresiona cu siguranță viitorul șef.
- Abilitățile de gestionare a timpului îți permit nu doar să-ți pui la punct viața profesională, ci și cea personală.
