Formatul optim al unei scrisori de intenție pentru personalul administrativ
Organizarea este principala calitate a specialiștilor administrativi, așa că aici îți poți demonstra talentul cu o scrisoare de intenție corect formatată. Scrisoarea de candidatură trebuie să conțină:
- Antetul scrisorii de intenție
- Formula de salut
- Introducerea scrisorii de intenție
- Paragrafele centrale (corpul scrisorii)
- Paragraful final al scrisorii de intenție (încheierea și îndemnul la acțiune)
Aceste secțiuni sunt standard, însă conținutul lor, nu. Înainte să începi, gândește-te la toate companiile care te-ar interesa. Informează-te și vezi ce cultură și misiune corporativă au. Află câte persoane vei avea în echipă, dacă ai cum. Toate aceste informații vor dicta tonul adoptat și mesajul pe care vrei să-l transmiți.
Scrisorile de intenție sunt documente individuale
Ce înseamnă acest lucru? Nu vei crea o singură scrisoare, ci mai multe variații pe aceeași temă. De ce? Din două mari motive:
- Fiecare job este diferit, așa că fiecare scrisoare de intenție specifică personalului administrativ trebuie să reflecte acest lucru.
- Va trebui să ții cont de sistemele ATS de procesare automată în fiecare etapă a candidaturii, nu doar în CV, așa că va trebui să folosești cuvinte și sintagme-cheie și în scrisoare.
De fiecare dată când candidezi la un nou job, revizuiește-ți scrisoarea de intenție și operează toate schimbările necesare pentru a aborda necesitățile angajatorului potențial. Ghidul exhaustiv privind scrisorile de intenție este foarte util dacă vrei sfaturi generale privind redactarea scrisorilor de intenție, însă restul textului va detalia fiecare paragraf în parte și modul optim de redactare.
Dacă ai nevoie de mai multă inspirație pentru redactarea scrisorilor de intenție, poți consulta mostrele de scrisori de intenție conexe pentru personalul administrativ:
Antetul scrisorii de intenție
Este singurul element de design din scrisoarea de intenție pentru personalul administrativ, așa că trebuie să profiți la maximum de el. Lucrătorii administrativi trebuie să întruchipeze calmul suprem în birou. Un antet atrăgător și ordonat te ajută să proiectezi această imagine încă de la început.Acesta este un alt avantaj al antetului, al cărui scop de bază este afișarea informațiilor de contact. Această secțiune trebuie să-ți conțină numele, e-mailul și principalul număr de contact, toate scrise cât mai citeț. Știm că vrei să lași o impresie de neuitat cu antetul, însă asigură-te mai ales că este ușor de citit. Nu e bine să-ți pui bețe în roate. Tu compui această scrisoare pentru a obține un interviu, așa că recrutorii trebuie să te găsească cât mai ușor.
Arată-ți disponibilitatea față de un interviu prealabil sau o videoconferință. Pregătește-te pentru ele la fel cum te-ai pregăti pentru interviul în persoană. Partea bună a interviului telefonic este că nu trebuie să te pui la patru ace și că-ți poți lăsa niște notițe în față, din care să te mai inspiri.
Scopul acestei secțiuni: aici pui bazele imaginii tale de specialist și te asiguri că datele tale de contact sunt în prim plan.
Formula de salut a scrisorii de intenție
Formula de salut a unei scrisori de intenție pentru personalul administrativ conține doar câteva cuvinte, însă ele contează. De ce? Oamenii se simt bine când li te adresezi pe nume. „Pentru fiecare dintre noi, propriul nume este cel mai frumos și important sunet din orice limbă”, cum spunea Dale Carnegie, maestrul dezvoltării personale și trainingului corporativ. De aceea, trebuie să începi cu numele recrutorului sau chiar cu numele potențialului tău șef, dacă îl poți afla. Cu excepția puținelor cazuri în care știi sigur că un început mai relaxat precum „Bună” este adecvat (mai ales în scrisorile incluse în corpul e-mailului), îți recomandăm o abordare mai formală: „Stimate domnule/stimată doamnă + Nume de familie”. Verifică și iar verifică dacă ai scris corect numele și nu ai greșit genul destinatarului. Dacă nu poți afla numele responsabilului de angajări, poți opta și pentru „Stimați membri ai departamentului XYZ”. „Stimată echipă XYZ” este acceptabil dacă se potrivește culturii companiei respective. Textul din mostra de scrisoare de intenție de mai jos folosește formula clasică, deoarece cu ea mergi la sigur. Ce scop are formula de salut a scrisorii de intenție? Vei face un efort în plus de a-ți convinge managerul de recrutări, aflându-i numele și folosindu-l pentru a-i capta atenția.
Introducerea scrisorii de intenție
Personalul administrativ are roluri dintre cele mai diverse. Asistenții bazați pe inteligența artificială (AI) pot prelua acum unele dintre activitățile efectuate odată manual. O scrisoare de intenție reușită evidențiază în introducere ce poți face tu, iar inteligența artificială, nu. Site-ul FastFuture arată că programarea, discuțiile ulterioare cu clienții pe subiecte deja abordate, adaptarea la personalitățile diferite din birou și chiar și interpretarea datelor generate de computere sunt toate abilități inaccesibile unei inteligențe artificiale. Axează-ți introducerea pe astfel de activități de nivel înalt și demonstrează că înveți și că evoluezi către un rol de viitor. Trebuie să răspunzi doar la întrebarea „de ce te-aș angaja?”, iar răspunsul tău trebuie să arate clar că tu nu te rezumi doar la răspunsul la telefon sau la programarea ședințelor. Dacă nu îți poți convinge recrutorul că vei fi un membru de valoare al echipei, nu vei reuși. Ce scop are introducerea, prin urmare? Aici vei evidenția abilitățile de nivel înalt prin care contribui la succesul companiei.
Conținutul (corpul) scrisorii de intenție pentru personalul administrativ
I-ai impresionat deja cu mesajul principal, însă acum ai și suficient spațiu de a-ți susține primele afirmații cu exemple sclipitoare din carieră. Explică de ce vrei acest post anume, apoi arată prin succesele înregistrate exact modul în care nu vei asigura doar buna funcționare a biroului, ci vei optimiza procesele și vei prelua noi sarcini. Când faci lista momentelor de glorie din carieră, poate treci și acele clipe în care trebuia să termini 25 de sarcini în 5 minute, altfel întregul birou făcea implozie! Bine, exagerăm puțin (sau poate nu?), dar sigur vrei să arăți că faci față celor mai dificile situații cu mult elan.
Listele cu buline sunt moduri excelente de a evidenția reușitele mai importante: îți oferă economii de spațiu (poți exclude propoziții inutile precum „în cea mai recentă funcție, am fost capabil să...” și trece direct la cuvântul de acțiune), iar ele și împart în bucăți mai mici blocurile textuale mari
Arată-ți personalitatea și prin relatările alese, dar și prin limbajul folosit. În plus, nu uita că în conținutul scrisorii ai destul spațiu pentru a adăuga detalii și date pentru care nu ai avut loc în CV. Citește mostra de scrisoare de intenție următoare pentru a afla o metodă posibilă pentru așa ceva. Ce scop are corpul scrisorii de intenție? Aici îți dezvălui puțin personalitatea și întărești impresia recrutorului: ești o persoană care știe să se împartă în mai multe direcții și își menține calmul sub presiune.
Finalul scrisorii de intenție pentru personalul administrativ (încheierea și formula de sfârșit)
O scrisoare de intenție memorabilă se încheie cu o mică înfloritură prin care elimini orice îndoială că meriți interviul. Arată că vei ține biroul sub control și că vei ușura viața tuturor celor de acolo. Precizează iar motivul pentru care ai fi un candidat atât de potrivit. Apoi, adaugă și o nuanță mai personală. Încearcă să detaliezi motivele pentru care vrei să lucrezi la companie (nu strică să faci niște complimente, însă nu îi peria prea tare) sau arată cât de mult îți place să-ți faci treaba cum trebuie. Lasă și loc de alte întrebări, la care vei răspunde la interviu. La final, cere respectuos să fii chemat(ă) la interviu și termină prin „Cu sinceritate” sau „Cu stimă”. Scopul acestei părți: aici îi amintești recrutorului de ce ești un candidat excelent și tot aici soliciți un interviu.
