În organismul oricărei companii moderne, asistenții administrativi sunt cei care îi iau pulsul și mențin o circulație sănătoasă și eficientă între toate departamentele. Atenți, energici și organizați, ei sunt o componentă vitală în peisajul corporativ actual.
Cum poți demonstra și tu că vei fi un atu pentru viitorul angajator, unul fără de care nu și-ar putea organiza corect afacerea? Poate că ai deja un CV solid, însă știai că o scrisoare de intenție pentru asistenți administrativi te poate detașa de restul candidaților?
Exemplu complet de scrisoare de intenție pentru asistenți administrativi
Stimată doamnă Zaharia,
În rolul meu de asistent pentru cabinete de avocatură, m-am obișnuit cu natura exigentă a acestei activități. Am început studiile la Facultatea de Drept și îmi place să mă implic în toate aspectele muncii în domeniu. Angajarea pe perioadă determinată este perfect compatibilă cu durata studiilor mele.
În ultimii ani, am lucrat ca asistent la două cabinete de avocatură foarte aglomerate, unde mi-am valorificat atuurile personale pentru a oferi o asistență optimă atât clienților, cât și personalului. Am eficientizat procesul de programare prin adoptarea platformei XAdmin și am redus conflictele în programări cu 30%. În plus, am implementat un sistem de înregistrare care a redus timpul de prelucrare a documentelor cu 40%. Am și oferit asistență în trei cazuri foarte mediatizate în ultimul an și m-am obișnuit cu volume de lucru dintre cele mai variate.
Respectul meu pentru principii și etică m-a determinat să optez pentru studiile de Drept, iar pasiunea mea pentru cunoaștere mă ajută să mă implic total în ceea ce fac. Vă asigur că înțeleg importanța rolului jucat de asistenți în acest domeniu și știu că echipele dumneavoastră de avocați au nevoie de cineva care sesizează nuanțele procesului juridic.
Aștept cu interes ocazia de a ne întâlni și de a afla în detaliu ce așteptări aveți pentru candidații la acest post. Mă puteți contacta cât de curând doriți.
Cu stimă,
George-Marian Stan
Secțiunile scrisorii de intenție pentru asistenți administrativi
De multe ori, argumentele tale și palmaresul tău profesional sunt mai ușor de prezentat într-o structură logică. Formatul scrisorilor de intenție pentru asistenții administrativi trebuie să conțină următoarele elemente:
- Antetul scrisorii de intenție. Este acea primă secțiune în care arăți că scrisoarea îți aparține, cu date esențiale precum numele, numărul de telefon și alte date de contact.
- Formula de salut. Scrisoarea propriu-zisă începe cu o sintagmă scurtă, însă aceasta demonstrează clar că înțelegi profesionalismul viitorului tău angajator. De regulă, dacă nu știi în ce registru să te adresezi, mai bine mergi la sigur cu o formulă mai oficială, în care incluzi și numele de familie al recrutorului, dacă îl știi.
- Introducerea. Câteva fraze de efect prin care captezi atenția cititorului. Vom discuta mai pe larg mai jos.
- Cuprinsul scrisorii de intenție. Aici „intri în pâine” și îți prezinți realizările și motivația. În plus, ai și ocazia de a detalia anumite secțiuni din CV.
- Încheierea. O scurtă recapitulare și un îndemn la acțiune.
- Formula de final. O formulă profesionistă și simplă, cu numele tău dedesubt.
Nu uita că fiecare secțiune vine cu detalii diferite și că fiecare își are rolul în desfășurarea argumentelor din scrisoarea de intenție pentru asistenți administrativi. Îți recomandăm să nu scrii mai mult de o pagină, pentru a nu-ți plictisi cititorul.
Simți că te lasă inspirația? Uite și alte exemple de scrisori de intenție de pe site-ul nostru, plus câteva modele de scrisoare de intenție din domenii similare:
- Scrisoare de intenție pentru reprezentant servicii clienți
- Scrisoare de intenție pentru asistent manager
Secțiunile și structura scrisorii de intenție le pot pune probleme și celor mai versați scriitori, așa că noi ți-am pregătit un ghid general care te poate ajuta.
Ți-ai trecut datele în antet și ai scris formula introductivă? Bun, hai să ne apucăm de treabă.
Introducerea scrisorii de intenție pentru asistenți administrativi
Principalele atuuri ale asistenților administrativi sunt comunicarea excelentă și serviciile eficiente. Dacă te-ai prezentat într-un mod prietenos și atrăgător încă de la început, deja ai bifat aceste două calități. Nu există strategii universal valabile, însă o afirmație de efect sau o relatare la obiect despre o soluție găsită de tine poate fi tema care dictează modul în care cititorul va percepe restul scrisorii. În plus, te vei distanța puternic de plutonul de candidați care își „exprimă dorința de a aplica la postul de XYZ” în cel mai insipid mod posibil.
Stimată doamnă Stan,
În cei peste cinci ani de activitate dedicată funcțiilor administrative, mi-am perfecționat abilitățile de comunicare și eficiență organizațională. O realizare remarcabilă a fost ghidarea tranziției fostului angajator la platforma Trello, care a determinat o creștere cu 25% a productivității echipei și o reducere substanțială a duratei proiectelor.
Stimată doamnă Stan,
Vă scriu pentru a-mi exprima dorința de a aplica la postul de asistent administrativ în cadrul companiei dumneavoastră, de care am luat cunoștință cu interes prin intermediul site-ului testjobs.ro. Pe parcursul vastei cariere profesionale în domeniu am avut ocazia de a-mi demonstra calitățile mele excepționale (v. CV-ul).
Poți vedea clar diferențele. Introducerea din dreapta („Așa nu”) se pierde în clișee fără rost, fără a spune absolut nimic. Angajatorul știe ce post a scos la concurs, știe și pe ce site și, dacă îi scrii, probabil se așteaptă și să ai dorința de a „aplica” la acel post. Introducerea din stânga începe tare cu o cifră concretă, apoi continuă cu încă un exemplu concret și un nume sonor din domeniu.
Cuprinsul scrisorii de intenție pentru asistenți administrativi
Corpul scrisorii este „miezul” ei. Aici ai ocazia de a pune pe tapet realizările, motivațiile și abilitățile relevante. Te vei axa pe ilustrarea propriilor reușite prin scurte exemple care explică o anumită situație, măsurile luate de tine și rezultatele pozitive obținute. Vei urma structura de mai jos:
- O descriere a abilităților și experienței.
- O demonstrație a felului în care te poți integra în cultura corporativă.
- O încheiere convingătoare.
- Un îndemn elegant la acțiune.
Primul paragraf din cuprins: abilități și experiență
Începe cu acele abilități și porțiuni din experiență care demonstrează de ce ești candidatul perfect. Nu le enumera doar (acesta e scopul CV-ului), ci îmbină-le într-o poveste care să trezească interesul cititorului.
Iată câteva sugestii pentru secretari și asistenți administrativi:
- Abilități digitale. Arată că ești la curent cu noutățile din IT. Poți chiar să mergi și mai departe și să vorbești despre softuri specifice folosite.
- Flexibilitate și multitasking. Povestește o situație în care ai jonglat cu mai multe activități și termene presante.
- Spirit organizatoric. O abilitate care te definește și care ar trebui să transpară din tot ce relatezi. Arată cum gestionezi spațiile profesionale, cum organizezi agende și cum totul merge brici cap-coadă.
Al doilea paragraf: compatibilitatea cu valorile companiei
Este esențial să-ți adaptezi scrisoarea de intenție la valorile și deviza companiei. Documentează-te și trasează o legătură cu acele repere identificate.
Am ales acest exemplu de pe site-ul Altex. Conform informațiilor despre misiunea și valorile companiei, am putea spune că ea pune preț pe următoarele:
- Integritate
- Orientare către client
- Respect
- Îmbunătățirea vieții clienților
Cum ai putea încorpora aceste repere în corpul scrisorii de intenție pentru asistenți administrativi? Ai o posibilă variantă mai jos.
Crearea unui mediu profesional corect este esențială pentru toate interacțiunile din ziua de azi. În funcția deținută la angajatorul anterior, mi s-au încredințat informații sensibile ale clienților, pe care le-am tratat cu maximă confidențialitate. Această abordare a asigurat o rată de retenție a clienților de 95%.
În activitatea mea, încerc să înțeleg nevoile unice ale fiecărui client și să-l ajut cât de mult pot. Au existat mai multe ocazii în care m-am confruntat cu mai multe termene critice, pe care le-am respectat cu brio. Coordonarea cu mai multe departamente și prioritizarea sarcinilor au fost esențiale.
Îndemn la acțiune și încheiere: trambulina către interviu
Pune punct scrisorii pe un ton pozitiv și răspunde clar principalei întrebări a destinatarului: „Cum contribuie această persoană la compania mea?”.
Îndemnul la acțiune este fundamentul încheierii. Prin această afirmație, îl inviți pe recrutor să ia legătura cu tine – de fapt, ai putea să treci aici și niște date de contact dacă vrei. Vrei să lași impresia de persoană optimistă și încrezătoare, însă nu agasantă. Apoi, încheie scrisoarea printr-o formulă profesionistă (de ex. „Cu stimă” sau „Cu respect”).
Mi-ar face plăcere să discutăm despre cum pot contribui la succesul echipei Altex. Aștept cu nerăbdare să trecem la următoarele etape din procesul de candidatură.
Cum se face o scrisoare de intenție fără experiență
Dacă ești încă student sau ai experiență limitată în domeniu, există niște trucuri pentru a redacta o scrisoare de intenție pentru asistenți administrativi fără experiență:
- Subliniază abilitățile transferabile. Arată cum abilități din trecut pot prezenta relevanță pentru postul de asistent administrativ. Ai lucrat într-un call center? Arată cum te pot ajuta abilitățile de comunicare și profesionalismul pe viitor.
- Demonstrează că ai abilități de organizare. Poate ai mai gestionat proiecte sau ai experiență în organizarea evenimentelor. Menționează aici.
- Discută despre acțiuni de voluntariat/stagii. Include activitatea de voluntariat la evenimente, școli sau centre de specialitate pentru a arăta că te implici.
Nu uita de ATS
Sisteme de filtrare a candidaților (ATS) sunt cele care procesează inițial documentele trimise în procesul de angajare și încep să fie tot mai folosite în prezent.
Acestea caută anumite cuvinte-cheie în CV-ul și în scrisoarea ta de intenție. Dacă vrei să știi sigur că vei ajunge în etapa următoare, citește anunțul și vezi ce cuvinte îți sar în ochi sau se repetă. Dacă sunt relevante, integrează-le cât mai firesc în scrisoarea de intenție.
În cazul asistenților administrativi, câteva exemple ar fi „organizare”, „gestionare”, „corespondență”, și „redactare”.
Aspecte principale
O scrisoare de intenție bine scrisă îți evidențiază abilitățile relevante, experiența și pasiunea pentru domeniu. De la început și până la capăt, pune-ți în lumină atuurile unice și pasiunea pentru domeniu.
Dacă vrei un document elegant și profesionist, care să-ți crească șansele de angajare, încearcă soluția noastră de creare a scrisorilor de intenție.
