Exemplu de CV și ghid de redactare pentru Secretară

Indiferent dacă vrei o carieră în domeniul administrativ sau intenționezi să faci primii pași în ierarhia marilor companii, jobul de secretară este punctul ideal de plecare. Probabil că ai deja numeroasele abilități organizatorice necesare pentru a te califica, așa că acum trebuie doar să arăți că ești candidatul potrivit. Cum procedezi?

Site-ul cvapp.ro îți este alături. Știm că tu ești primul punct de contact pentru companie și trebuie să proiectezi o imagine plăcută, așa că ți-am pregătit un creator de CV-uri simplu și atractiv, cu care impresionezi din prima încercare. În plus, pe site-ul nostru ai și exemple de CV-uri pentru zeci de profesii din care te poți inspira. Să începem!

Cum se face un CV de secretară?

Secretara este adesea coloana vertebrală dintr-o echipă de specialiști: ea le organizează programul și le planifică activitățile. De aceea, o secretară capabilă înțelege importanța structurii și ordinii.

Un CV de secretară reflectă aceste calități printr-o structură clară și ordonată:

• antetul;
• profilul profesional;
• istoricul profesional;
• educația;
• abilitățile.

Pe lângă abilitățile organizatorice, trebuie să demonstrezi și că ai abilități de comunicare eficientă. Adaptează-ți formulările în consecință, scrie clar și corect, cu atenție la detalii.

Iată și alte câteva recomandări specifice:

1. Menționează oricând este posibil cifre, statistici și realizări. Nu te limita la o simplă descriere a „atribuțiunilor”, toată lumea știe cu ce se ocupă secretarele.
2. Dacă vorbim de o multinațională, interesează-te de imaginea și brandul companiei, apoi reflectă-le în limbajul și stilul folosit.
3. Personalizează CV-ul. Nu trimite CV-uri „copy-paste” la 10 angajatori diferiți, își vor da seama că au în față un șablon generic. În plus, renunță la Europass, e un format depășit.
4. Folosește un model de CV profesionist sau modern de pe site-ul nostru. Formatul lor echilibrat și atractiv sugerează că ai o atitudine amabilă și eficientă.

Alegerea formatului potrivit într-un CV de secretară

Secretarele care au mai multă experiență în administrație sau în domenii conexe vor opta pentru formatul invers cronologic. Așa, pot avea un istoric profesional vizibil în care își pot explica abilitățile relevante. În plus, este formatul pe care se așteaptă și recrutorii să îl vadă.

Un alt atu este și optimizarea pentru ATS, care analizează și structura CV-ului. Există într-adevăr și alte formate, însă în cazul unei secretare cu experiență nu sunt tocmai alegerea potrivită.

Include-ți datele de contact

Datele tale de contact își au locul în antetul CV-ului. Este o secțiune esențială, care trebuie să fie și atractivă, dar și corectă și concisă, pentru ca cititorul să te poată găsi imediat dacă s-a decis să te contacteze. 

Iată ce vei include aici:

• Numele complet și funcția: prenumele și numele, urmate de denumirea postului dorit (secretară).
• Adresă de e-mail profesională: o adresă de e-mail simplă, pe un domeniu care să nu ridice semne de întrebare, ca gmail.com sau live.com.
• Număr de telefon: un număr unde te poate găsi angajatorul, ideal cel de mobil.
• Adresă fizică: doar orașul și județul dacă nu aștepți un răspuns scris.

Nu sunt necesare alte date aici. Starea civilă, data nașterii, zodia (!) nu își au locul în antet.

Folosește profilul profesional

Deși ocupă puțin spațiu, secțiunea „Despre mine” (profilul profesional) din CV-ul de secretară este cea care suscită maximul de atenție. În cele 2-3 fraze din capul paginii, vei da personalitate candidaturii tale și vei arăta că nu degeaba poți sta în „avangarda” companiei, gata să întâmpini și să impresionezi noi clienți.

Noi îți recomandăm să începi în forță cu cele mai importante realizări și atribute ale tale. Folosește cuvinte de acțiune percutante și vino cu date specifice. Renunță la subiecte și pronume și concentrează-te pe acțiunea/realizarea propriu-zisă. Nu uita să secretarele au un rol esențial în succesul companiei.  

Dacă vrei puțină inspirație din alte profesii, merită să vezi și cum arată un CV pentru personalul administrativ sau unul și mai specific pentru asistenți administrativi. Însă, până una alta, hai să vedem puțin cum ar arăta un profil profesional în funcție de nivelul de experiență.

Prezintă-ți experiența de secretară: toate la timpul lor

Începe cu ultimul loc de muncă și termină cu primul, fără a depăși însă o perioadă de 10, maximum 15 ani. Discută doar despre experiența relevantă în domeniul tău și despre rezultatele oferite angajatorilor. Nu uita să folosești cuvinte de acțiune și să arăți prin ce te-ai putea diferenția de alți candidați – aici, numerele și statisticile îți pot fi de mare ajutor. 

Vei vorbi despre rezultatele obținute, nu doar despre îndatoririle din fișa postului. Iată care e diferența:

Îndatoriri:

• Asigurarea unei administrări eficiente a documentației
• Desfășurarea de discuții cu furnizorii
• Organizarea evenimentelor în companie

Rezultate:

• Eficientizarea operațiunilor administrative prin implementarea platformei Hightail și reducerea duratei de procesare a documentelor cu 30%, rezultând în economii de timp echivalente cu 10 ore pe săptămână pentru întreaga echipă
• Negocieri cu furnizorii de birotică concretizate prin reduceri de 15% per ansamblu la costurile de aprovizionare
• Organizarea a peste 20 de evenimente corporative pe an, de la sesiuni de teambuilding și până la ședințe cu întreaga conducere a grupului

Cum se face un CV de secretară fără experiență

Dacă nu ai mai lucrat ca secretară până acum, nicio problemă. Va trebui să te concentrezi pe abilitățile transferabile și dobândite de la alte locuri de muncă sau prin educație/voluntariat. De exemplu, dacă ai mai lucrat ca reprezentant de servicii clienți, ai abilități bune de comunicare și coordonare, așa că ai fi un candidat nimerit și pe postul actual.

Dacă ai doar puțină experiență profesională, atunci balanța înclină și mai mult spre abilitățile menționate mai sus și spre educație. Vei folosi un format de CV hibrid, precum Roma, unde secțiunile de abilități și educație tronează în mijlocul paginii. În plus, încearcă să înlocuiești profilul profesional cu un obiectiv profesional, unde să arăți de ce te interesează jobul respectiv și cum ai putea contribui.

Precizează principalele abilități care te recomandă ca secretară

În secțiunea cu abilități a CV-ului de secretară, arăți cum poți echilibra abilitățile interpersonale, numite și soft skills, cu abilitățile tehnice prin care te achiți de sarcini. Acest mix de calități trebuie să reflecte în bună măsură textul anunțului, atât pentru a trece de sistemele de filtrare automată, cât și pentru a convinge recrutorul să te cheme la interviu. În plus, rezultatul final trebuie să fie o imagine coerentă și relevantă. 

În cazul tău, comunicarea orală și scrisă, cunoștințele de software și organizarea sunt mereu cerințe de bază. Iată și o listă mai lungă cu abilități tipice:

Odată ce ai stabilit abilitățile necesare, încorporează-le în restul CV-ului și folosește exemple specifice:

1. Soluționarea problemelor: arată cum ai eliminat obstacole și ai crescut eficiența prin diverse soluții (softuri, monitorizare, planificare).
2. Flexibilitate: poți discuta despre cum te-ai adaptat la programul angajatorului sau la schimbările de personal.
3. Atenție la detalii: discută despre analiza calității, despre scăpări observate la timp care s-ar fi putut transforma în probleme mai mari.

Întoarce-te la anunțul dat de angajator și mai citește-l o dată. Așa vei vedea clar care sunt cerințele, cum le poți reflecta în secțiunea de abilități și sub ce formă poți vorbi despre ele.

Detaliază-ți educația și certificările relevante ca secretară

Cu cât ai mai multă experiență, cu atât scade importanța secțiunii de educație. Este o afirmație cu atât mai valabilă în cazul CV-urilor de secretară, unde experiența practică primează. În plus, o diplomă de bacalaureat este în general suficientă, deși o pregătire specifică la o postliceală sau la o instituție privată ți-ar fi de mare ajutor. 

Alege corect aspectul și designul CV-ului de secretară

Structura și designul CV-ului determină efectul documentului asupra cititorului chiar și înainte ca acesta să fi apucat să citească vreun cuvânt. De aceea, va trebui să vii cu un CV atractiv și compatibil cu brandul și imaginea companiei. Menține echilibrul dintre spațiile goale și blocurile de text pentru a nu obosi ochii cititorului, nu folosi mai mult de două fonturi și aplică designuri diferite în funcție de stilul angajatorului.

Toate condițiile de mai sus sunt îndeplinite dacă folosești un model de CV. Cu el, știi sigur că respecți toate regulile de redactare a CV-urilor care îi interesează pe recrutori. În plus, scapi și de bătăile de cap date de formatare și câștigi timp.

Redactarea CV-urilor este și o artă, și o știință. Nu uita că CV-ul este modul în care faci o primă impresie de durată asupra angajatorului. Folosește creatorul nostru de CV-uri și mergi la interviu!